آموزش مدیریت ایمیل ها با outlook

مدیریت ایمیل ها با outlook، یکی از چالش های کاربران کامپیوتر است که در این مقاله از سایت کافه آموزشگاه، به توضیح آن خواهیم پرداخت.

نرم افزار Outlook، یکی از نرم افزارهای کاربردی در زمینه مدیریت ارسال و دریافت ایمیل می باشد که توسط شرکت مایکروسافت توسعه داده شده است. البته، ویژگی های این برنامه، تنها محدود به مدیریت ایمیل ها نمی شود و کاربرد های دیگری مانندِ یادداشت برداری، مدیریت برنامه های روزانه، مدیریت تقویم و… را نیز دارا می باشد. در این مقاله قصد داریم تا توضیحاتی جامع را در مورد این نرم افزار مدیریتی به شما ارائه دهیم. بنابراین تا پایان با ما همراه باشید.

مدیریت ایمیل ها با outlook، به شما این امکان را می دهد تا به صورت همزمان، بر روی تمامی حساب های کاربری خود، کنترل داشته باشید.

1. اهمیت مدیریت ایمیل ها با Outlook

مدیریت ایمیل ها با outlook، مزایای بسیاری را برای کاربران به همراه خواهد داشت. شما می توانید حساب های کاربری خود در سرویس های ارائه دهنده ایمیل (جیمیل، یاهو و…) را به این سیستم مدیریتی متصل کرده و تمامی ایمیل های خود را در یک پلتفرم مشاهده نمایید. بدین ترتیب، هنگامی که پیامی را توسط هر کدام از ایمیل های متصل، دریافت می کنید، این پیام از طريق نرم افزار Outlook، قابل مشاهده خواهد بود.

البته، نرم افزار Outlook، علاوه بر سیستم مدیریت ایمیل ها، کاربرد های دیگری نیز دارد. از جمله قابلیت های دیگرِ این نرم افزارِ مایکروسافت، می توان به سیستم یادداشت نویسی، سیستم مدیریت برنامه های روزانه، سیستم تقویم و… نیز اشاره کرد.

2. نحوه اتصال ایمیل های مختلف به Outlook

شما برای مدیریت ایمیل ها با outlook، باید حساب های کاربری خود در سرویس های مختلفِ ارائه دهنده ایمیل را به این نرم افزار متصل نمایید. در این بخش، این مراحل اتصال را به شما توضیح خواهیم داد؛

2.1. ورود به بخشِ Account Settings در نرم افزار Outlook

در اولین مرحله شما باید پس از اجرای نرم افزار Outlook، از نوار بالای صفحه، گزینه Tools را انتخاب کرده و سپس به بخشِ Account Settings بروید. در نسخه های جدیدِ Outlook، بخش Account Settings در منوی File قرار گرفته است.

2.2. انتخاب گزینه New در نرم افزار Outlook

پس از باز شدنِ بخشِ Account Setting در نرم افزار Outlook، بر روی گزینه E-mail کلیک نمایید. سپس گزینه New را انتخاب کنید.

2.3. فعال کردنِ Manually configure server در نرم افزار Outlook

پس از انتخابِ گزینه New، شما باید چک باکسی به نام Manually configure server settings or additional server types را فعال نمایید.

2.4. انتخاب گزینه Internet Email در نرم افزار Outlook

پس از فعال کردنِ چک باکسِ فوق، بر روی گزینه Next کلیک کنید تا صفحه جدیدی در نرم افزار Outlook برای شما به نمایش درآید. در این صفحه، گزینه Internet Email را فعال نمایید.

2.5. ورود اطلاعات کلی ایمیل در نرم افزار Outlook

در مرحله بعد، شما باید اطلاعاتی از قبیلِ نام، آدرس ایمیل، نوع سرور (POP3 یا IMAP)، و رمز عبور ایمیل خود را در نرم افزار Outlook وارد نمایید. دقت کنید که در این صفحه، در فیلد های Incoming Mail Server و Outgoing Mail Server نیز باید آدرس ایمیل شخصی را وارد نمایید.

2.6. فعال کردن My Outgoing Server در نرم افزار Outlook

در همان صفحه ای که اطلاعات ایمیل خود را وارد کرده اید، گزینه ای به نام More Setting نیز وجود دارد. برای روی این گزینه کلیک نمایید. در پنجره جدیدی که باز می شود، تَب Outgoing Server را انتخاب نمایید. در این تَب، چک باکسِ My Outgoing Server Requires Authentication را فعال کنید.

2.7. تنظیم مقدار My Outgoing Server در نرم افزار Outlook

در پنجره More Setting، تَب دیگری به نام Advanced نیز وجود دارد. این تَب را باز نمایید و مقدار Outgoing Server را بر روی 587 تنظیم کنید. در همین صفحه، تیکِ گزینه This server required an encrypted connection را نیز بردارید و فیلدِ Use the following type of encrypted connection را بر روی مقدارِ None تنظیم کنید.

2.8. انجام تست صحت عملکردِ نرم افزار Outlook

در مرحله آخر از فرآیندِ مدیریت ایمیل ها با outlook نیز، از طریق تَب Internet Email Setting، گزینه Test Account را انتخاب کنید. در صورتی که تمامی اطلاعات را به صورت صحیح وارد کرده باشید، در این صفحه، دو تیکِ سبز را مشاهده خواهید کرد.

شما می توانید مخاطبان خود را از سرویس های ارائه دهنده ایمیل به نرم افزار Outlook منتقل کنید.

3. نحوه مدیریت ایمیل ها با outlook

تا این قسمت از مقاله، با روشِ اضافه کردنِ ایمیل های مختلف به نرم افزار Outlook آشنا شدیم. در این بخش قصد داریم تا نحوه مدیریت ایمیل با outlook را به شما توضیح دهیم.

فرض کنید که دو ایمیل مختلف را در نرم افزار Outlook ثبت کرده اید. شما برای دسترسی به اینباکسِ هر کدام از این ایمیل ها، باید بر روی گزینه Favorite کلیک نمایید. در تَب Favorite، اگر شما دو ایمیل را ثبت کرده باشید، دو Inbox را نیز مشاهده خواهید کرد.

همچنین، در کنار هر کدام از گزینه های Inbox، آدرس ایمیل مربوط به آن نیز درج شده است. وجود این آدرس، از گمراه شدن شما در انتخاب Inbox جلوگیری خواهد کرد.

3.1. ویژگی جستجو در سیستم مدیریت ایمیل ها با outlook  

در صفحه اصلی نرم افزار Outlook، روشی برای مشاهده ایمیل های مربوط به تمامی سرویس دهنده ها به صورت همزمان، وجود ندارد. این موضوع بدین معنی است که شما می توانید ایمیل های هر سرویس دهنده را به صورت جداگانه در نرم افزار Outlook مشاهده نمایید.

با این حال، گزینه جستجوی نرم افزار Outlook، قابلیتِ منحصر به فردی را در اختیار کاربران قرار می دهد. شما می توانید از طریق این گزینه، در تمامی ایمیل های ثبت شده خود در Outlook، جستجو کرده و پیام مورد نظر را پیدا نمایید.

3.2. ساخت پوشه در سیستم مدیریت ایمیل ها با outlook

یکی دیگر از قابلیت های سیستم مدیریت ایمیل ها با outlook، امکان ساخت پوشه است. شما می توانید در هر Inbox، پوشه های مختلفی را ایجاد نمایید و پیام های خود را دسته بندی کنید. فرآیند ساخت پوشه نیز بسیار ساده است. به عنوان مثال، اگر شما قصدِ ایجادِ پوشه ای جدید در یک Inbox را دارید، باید بر روی آن Inbox کلیک کنید و گزینه New Folder را انتخاب نمایید.

انتخاب اسم این New Folder نیز به دلخواه شما خواهد بود اما انتخاب اسامی خاصی مانند Inbox یا Items، مجاز نمی باشد.

3.3. ارسال پیام از طریق سیستم مدیریت ایمیل ها با outlook

در سیستم مدیریت ایمیل ها با outlook، پس از ثبتِ ایمیل های مورد نظر، گزینه New Email برای شما فعال خواهد شد. با کلیک بر روی این گزینه، یک صفحه جدید باز می شود. گزینه اول این صفحه، فیلدِ From است. با کلیک بر روی این فیلد، تمامی ایمیل های ثبت شده، به نمایش در خواهند آمد و شما باید انتخاب کنید که قصدِ ارسال پیام با کدام ایمیل را دارید.

باقی فیلد های موجود در پنجره New Email نیز، همانند صفحه ارسال پیام در سایت های ارائه دهنده سرویس ایمیل می باشند. در این فیلد ها، شما باید اطلاعاتی از قبیلِ آدرس ایمیل مقصد، موضوع و متن پیام را وارد نمایید.

3.4. حذف ایمیل از نرم افزار outlook

در سیستم مدیریت ایمیل ها با outlook، حذف یک حساب کاربری، فرآیند بسیار ساده ای دارد. برای انجام این کار، ابتدا به تَب Favorite مراجعه کنید و سپس بر روی ایمیلی که قصد حذف کردن آن را دارید، راست کلیک نمایید. در صفحه جدید باز شده، گزینه Remove را انتخاب کنید. پس از انتخاب گزینه Remove، یک پیغام هشدار به شما نمایش داده خواهد شد. با تایید این پیام، فرآیند حذف ایمیل به پایان خواهد رسید.

دقت کنید که حذف حساب کاربری، تنها دسترسی نرم افزار Outlook به ایمیل شما را قطع خواهد کرد و حساب شما در سایت سرویس دهنده اصلی، فعال خواهد ماند. بنابراین، نگران حذف کامل اکانت ایمیل خود نباشید.

تقویم نرم افزار Outlook، می تواند جلسات کاری را به شما یادآوری کند.

4. مدیریت مخاطبین از طريق سیستم مدیریت ایمیل ها با outlook

پس از این که شما حساب های کاربری خود را به نرم افزار Outlook متصل کردید، نوبت به آن می رسد تا لیست مخاطبینِ هر ایمیل را نیز به این نرم افزار اضافه کنید. در این بخش از مقاله، ما نحوه انتقالِ مخاطبانِ جیمیل به Outlook را توضیح خواهیم داد. برای انجام عمل فوق، مراحل زیر را طی کنید:

4.1. وارد حساب کاربری جیمیل خود شوید و گزینه Contact را انتخاب کنید.

4.2. پس از باز شدن گزینه Contact، بر روی گزینه More کلیک نمایید.

4.3. در صفحه ای که جدید باز شده است، چک باکسِ All Contacts را فعال کنید و فرمت انتقال را بر روی Outlook CSV Format قرار دهید.

4.4. بر روی گزینه Export کلیک نمایید. پس از کلیک، صفحه جدیدی باز خواهد شد. در این صفحه،Save As را انتخاب کنید و فایلِ Contact را با پسوند CSV در کامپیوتر خود ذخیره نمایید.

4.5. نرم افزار Outlook را اجرا کنید. بر روی گزینه Open and Export و سپس Import/Export، کلیک نمایید.

4.6. صفحه جدیدی در نرم افزار Outlook برای شما باز خواهد شد. در این صفحه، گزینه Import from another program or file را انتخاب نمایید.

4.7. پس از کلیک بر روی گزینه فوق، فایل مخاطبینِ جیمیل با پسوند CSV را انتخاب کنید.

4.8. با کلیک بر روی گزینه Next، مخاطبینِ جیمیل در نرم افزار Outlook ذخیره خواهند شد و فرآیند به پایان خواهد رسید.

5. نحوه کار با تقویم در سیستم مدیریت ایمیل ها با outlook

تقویم نرم افزار Outlook، به شما کمک می کند تا جلسات کاری خود را به یاد آورید و این جلسات را به همکاران خود نیز اعلام نمایید. شما می توانید در این نرم افزار، تاریخِ مشخصی را برای برگزاری جلسه تعیین کنید و اسامی افراد شرکت کننده در جلسه را نیز وارد نمایید. نرم افزار در روز قبل از جلسه، به صورت اتوماتیک به تمامی افرادِ شرکت کننده، ایمیلِ یادآور ارسال خواهد کرد. در مجموع، مراحلِ فعال سازی یک جلسه در نرم افزار Outlook، به صورت زیر است؛

5.1. نرم افزار Outlook را اجرا کنید و بر روی تَب File کلیک نمایید.

5.2. گزینه Option را انتخاب کنید و سپس واردِ بخشِ Calendar شوید.

5.3. در صفحه ای که جدید باز می شود، تاریخ و ساعتِ شروع جلسه را وارد کنید.

5.4. ایمیلِ کسانی که باید در جلسه شرکت کنند را وارد نمایید و بر روی گزینه Send کلیک کنید.

شما می توانید در نرم افزار Outlook، یک جلسه کاری را تشکیل دهید و همکارانِ خود را نیز از تاریخ و ساعتِ این جلسه مطلع نمایید.

سخن پایانی

در این مقاله، ابتدا به معرفی نرم افزار Outlook پرداختیم و سپس، نحوه مدیریت ایمیل ها با outlook را به شما توضیح دادیم. با استفاده از این نرم افزار، می توانید کنترل کاملی بر روی تمامی ایمیل های خود داشته باشید و تقویم کاری خود را نیز تنظیم کنید.

البته، توضیحاتِ ارائه شده در این محتوا، تنها بخشی از ویژگی های نرم افزارِOutlook  می باشند. شما می توانید برای یادگیری تمامی قابلیت های این نرم افزار، از دوره تخصصی کافه آموزشگاه در این زمینه، استفاده نمایید.کافه اموزشگاه در دوره آموزش تعمیرات موبایل تمامی برنامه های موبایلهای اندروید و آیفون را آموزش میدهد و شما عزیزان چنانچه به حوزه تعمیرات سخت افزار و نرم افزار موبایل علاقه مند هستید میتوانید به صفحه آموزش تعمیرات موبایل سری بزنید و این دوره پردرآمد را در کافه آموزشگاه مشاهده نمایید.همچنین میتوانید  از طریق شماره تماس 02188949711 در ارتباط باشید.